Ça y est la rentrée est arrivée, vous êtes un peu stressés par l’organisation de tous les événements qui arrivent (WEI, soirée, tournoi sportif…) ? Pas d’inquiétude ! Nous vous donnons notre top 10 pour vous garantir une rentrée de feu avec votre BDE !

Les derniers préparatifs de votre WEI

Nous sommes sûr que vous n’avez (presque) pas eu le temps de profiter de vos vacances avec le WEI ! Vous avez bossé dur pour proposer un week-end d’inté de qualité aux élèves de votre école ? Même si vous pensez avoir tout prévu, certains éléments nécessitent un contrôle de dernière minute. Pour cela, nous vous conseillons de faire une check-list de ce qu’il vous reste à faire, en précisant vos deadlines.

De plus, pensez à vérifier certains détails, mais qui auront leur importance !

  • Communication autour de l’événement : vos réseaux sociaux sont-ils animés correctement à l’approche de l’événement ? Un événement Facebook a-t-il été créé ? Avez-vous imprimés les affiches et flyers ?
  • Détails avec les partenaires : vérifiez que les termes de votre accord soient OK (heure de fermeture de la discothèque, prix préférentiels au bar…).
  • Organisation du WEI : avez-vous planifié la musique, et réalisé des playlists ? La décoration est-elle prête ? Ne manque-t-il rien au niveau des courses ? Ici la check-list s’impose afin de partir détendu !

 

L’intégration : étape obligatoire

Selon la date de votre WEI, une semaine ou un après-midi d’intégration permettront d’ores et déjà de faire connaissance. En effet, si votre WEI a lieu mi-octobre, il serait dommage de ne pas apprendre à connaître les petits nouveaux !

Selon votre budget, vos moyens matériels et humains, vous pouvez proposer un après-midi autour de différentes activités en extérieur, ou alors une semaine complète, composée de plusieurs défis. Ces derniers doivent se dérouler en équipe, afin d’aider les élèves de la promotion à se connaître, sympathiser, et à se souder, avant de partir tous ensemble profiter d’un week-end complet. L’intégration est un excellent moyen de faire tomber le stress de la rentrée, et l’appréhension de ne connaître personne dans sa classe !

rentrée BDE BDS la centrale du sport coupe de france des IAE

 

Le planning événementiel de l’année

Le WEI sera votre premier événement de l’année, mais nous l’espérons, pas le dernier ! En effet, nous sommes sûrs que votre équipe a des idées plein la tête pour que cette année soit inoubliable.

Pour ce faire, regroupez les membres de votre BDE, organisez un brainstorming, afin de récolter les idées de tout le monde. Par la suite, il faudra mener une réflexion pour élire les meilleurs projets. Vous pourrez vous aider de différents critères, gardez en tête qu’un projet doit être réalisable :

  • Coût,
  • Moyens matériels,
  • Moyens humains,
  • Recettes potentielles,
  • Partenaires…

Pour créer vos événements, inspirez-vous de la liste des événements étudiants à ne pas louper en 2018 !

 

Les réservations d’infrastructures

Une fois que vous avez choisi les événements que vous allez organiser, il faudra se charger des réservations. Auprès de la mairie pour les infrastructures sportives et les événements en extérieur, ou directement auprès des boîtes de nuit ou bars pour vos soirées.

Pour bénéficier des meilleurs prix auprès des établissements privés, vous pourrez mettre en avant plusieurs arguments, en garantissant par exemple un nombre minimum de participants, ou en vous engageant pour plusieurs événements : grâce à votre planning événementiel vous aurez une vision à long terme, et pourrez assurer à une discothèque votre partenariat durable.

 

La quête des partenariats de votre BDE

Comme vu précédemment, pour obtenir les meilleurs prix il est préférable de s’engager auprès d’établissements privés, plus particulièrement en proposant des partenariats. Les entreprises à démarcher peuvent être diverses et n’englobent pas seulement les boîtes de nuit et bars :

  • Entreprises du secteur alimentaire,
  • Entreprises du secteur textile,
  • Entreprises du secteur sportif…

Ces différents contrats de partenariat vous permettront de négocier des tarifs en termes de boissons ou nourritures, mais aussi pour les goodies lors de vos événements. Finalement, vous pourrez faire bénéficier les membres de votre école de codes promo, chèques cadeaux etc.

Afin de gagner des partenaires, n’hésitez pas à construire un dossier de sponsoring, que vous présenterez lors vos démarchages, pour valoriser votre association, et les bénéfices que l’entreprise pourra percevoir grâce à votre collaboration (nouveaux clients, visibilité auprès des étudiants…). La Centrale Du Sport a notamment pensé à vous en concevant un guide du sponsoring qui vous apportera de nombreux conseils pour décrocher des partenariats intéressants, proposer un véritable retour sur investissement, et une solution gagnant-gagnant.

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Extrait du guide du sponsoring dédié au sport amateur de La Centrale Du Sport

N’oubliez pas non plus de jeter un coup d’oeil aux partenaires du BDE des années précédentes : ils connaîtront déjà l’université ou l’école, et seront ainsi plus enclins à s’associer avec vous.

 

Le point trésorerie

Une fois votre calendrier événementiel réalisé, vous pourrez vous concentrer sur la partie trésorerie. Cette dernière nécessitera de répondre à beaucoup de questions :

  • Quel est le budget total du BDE sur l’année ?
  • Comment voulez-vous étaler vos dépenses sur les événements (quels sont ceux à gros budget par exemple) ?
  • Quelles sont vos sources de financement cette année (subventions, partenariats, dotations…) ?
  • Quels sont les dépenses nécessaires en dehors des événements (boutiques de BDE…) ? 

Différentes questions qu’il est nécessaire de se poser assez tôt, afin de ne pas se retrouver en difficulté financière à la fin de l’année. Votre quête de partenaires est également importante pour pouvoir recevoir des dons ou des réductions sur certains produits.

 

Les textiles “made in” BDE

Le point trésorerie étant établi, vous pourrez vous concentrer sur les achats nécessaires à l’activité de votre asso. Tout membre d’une association étudiante est fier de porter des vêtements à l’effigie de son association (t-shirt, pull, casquette…), et ces outfits vous apportent plusieurs avantages :

  • Visibilité,
  • Cohésion,
  • Image fun…

Pour réaliser vos textiles de BDE, selon votre budget et selon vos envies, vous pouvez vous tourner vers les marques Ralawise ou Roly, disponibles au meilleur prix sur La Centrale Du Sport, qui proposent de nombreux textiles personnalisables, sur lesquels vous pourrez apposer votre logo, le noms des membres etc.

 

La boutique de l’école

En plus de vos propres textiles d’asso, vous pouvez créer une boutique avec des textiles et goodies à l’effigie de l’école, disponibles toute l’année. Cela vous rapportera de la trésorerie tout au long de votre mandat, et nécessite néanmoins un certain budget. Pour cela, vous pouvez installer une vitrine devant votre local BDE, afin qu’elle soit bien visible et que les étudiants aient un aperçu de ce que vous proposez. Si vous n’avez pas la place ou que vous ne souhaitez pas investir dans une vitrine, vous pouvez les présenter sur vos réseaux sociaux ou simplement avec une affiche sur la porte de votre local. Les étudiants passeront ensuite commande auprès d’un membre du bureau.

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Textiles de la boutique du BDS de l’école GEM, réalisés par La Centrale Du Sport

 

Le team building pour une équipe efficace

Malgré le rush de la rentrée, pensez à organiser quelques activités pour les membres de votre BDE. Les activités de team building sont variées et de nombreuses solutions s’offrent à vous :

  • Un simple après-midi bowling, laser game ou escape game,
  • Un week-end complet entre vous, pas très loin de votre université pour des questions de logistique et/ou de coûts,
  • Un week-end plus dépaysant, au bord de la mer ou à la montagne…

Cela vous permettra ainsi de souder l’équipe et d’affirmer vos affinités, pour travailler plus efficacement par la suite. 

 

L’AG de début d’année

Ca y est ! L’année reprend ! Pour que tous les membres de l’asso soient au courant de tout ce qui a été décidé par le bureau, pensez à organiser une assemblée générale. Soyez organisés, avec une présentation powerpoint claire, rapide et efficace qui résume les objectifs, les choses à faire, les missions de chacun, ainsi que les échéances à venir.

 

BONUS 

N’oubliez pas ! LCDS vous accompagne dans toutes vos démarches d’achat d’équipements sportifs et de textiles personnalisés, ainsi que dans vos recherches de sponsoring. N’hésitez pas à nous faire parvenir vos besoins : nos responsables équipements seront ravis de lancer une demande de devis gratuite qui vous donnera une réponse en 48h seulement : facile et rapide !

BDE la centrale du sport IAE Caen
L’équipe de handball de l’IAE de Caen, lors de la Coupe de France des IAE 2018

 

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